Registro anticipado para eventos: la guía completa

La comercialización exitosa de un evento se basa en la creación y captura de la demanda durante todo el proceso de registro del evento. Dividir el marketing de eventos en etapas permite a los planificadores de eventos atraer a diferentes audiencias en diferentes momentos durante el proceso de registro. Comenzando con las ofertas de registro anticipado, los planificadores de eventos exitosos generan entusiasmo y aceleran las ventas en las primeras etapas del evento.

Ya sea que sea un planificador de viajes que configura su estrategia de reserva o un comprador inteligente que desea aprovechar al máximo su dinero, puede beneficiarse de las ofertas de productos y las ofertas de registro anticipado. A veces llamadas “ventas avanzadas” u “ofertas VIP”, las promociones anticipadas pueden resultar ventajosas para todos los involucrados.

Descubra por qué el registro anticipado es efectivo y cómo puede impulsar su próximo evento

¿Qué es el registro anticipado?

Has escuchado el dicho, “El que madruga se lleva el gusano”, ¿verdad? Bueno, los madrugadores también reciben mucho. Básicamente, una oferta u oferta anticipada es una oferta exclusiva que solo está disponible para aquellos que se registran para un evento o solicitan un producto durante un cierto plazo. Las ofertas especiales por reserva anticipada suelen estar disponibles muy temprano en el proceso de reserva y la mayoría de los descuentos tienen entre un 10% y un 25% de descuento en el precio estándar.

Las ofertas por reserva anticipada son una recompensa para las personas que están dispuestas a comprometerse temprano. Suelen ir acompañadas de una fecha límite estricta, con un número limitado de ofertas disponibles. Para convenciones y conferencias, la fecha límite para la inscripción suele ser de 10 a 15 semanas antes del evento en sí.

Las ofertas anticipadas son comúnmente utilizadas por:

  • Convenciones, conferencias y charlas.
  • Lanzamiento de productos.
  • Seminarios web y clases.
  • Hoteles, vuelos, promociones vacacionales u otras necesidades de viaje.
  • Conciertos y festivales.
  • Restaurantes.

Por lo general, los precios por inscripción anticipada deben ser más bajos que otros descuentos ofrecidos durante el resto del proceso de registro, lo que brinda a los inscritos anticipadamente un trato que ningún otro inscrito recibirá. Debido a que los descuentos por reserva anticipada son tan populares tanto para los consumidores como para los planificadores, pueden ayudar a prevenir un temido evento por no presentarse.

Tipos de registro anticipado

Cuando profundiza en las ofertas de reserva anticipada, todas ofrecen lo mismo en el fondo: un descuento, oferta u otro beneficio para los clientes que reservan con anticipación. Sin embargo, de una oferta a otra, los detalles de las ofertas especiales por reserva anticipada pueden variar.

Restricciones

Todas las ofertas de reserva anticipada tienen restricciones de fecha límite. Además de los plazos estrictos, los planificadores pueden incluir otras restricciones que limitan quién puede registrarse para la oferta exclusiva. Según el grupo demográfico objetivo para un determinado evento o producto, o las necesidades específicas de un equipo de ventas, los planificadores pueden optar por limitar las ofertas anticipadas a los residentes locales o a las personas que tienen determinadas membresías, por ejemplo. O pueden optar por abrir la oferta a todos.

Recompensas

No todas las ofertas especiales por reserva anticipada ofrecen el mismo beneficio para los clientes. Nuestras mentes suelen asociar una oferta por reserva anticipada con un descuento porque es la recompensa por reserva anticipada más común. Muchas empresas ofrecen un porcentaje de descuento sobre el precio total o un descuento por importe específico en dólares. Tenga en cuenta que la recompensa no tiene que ser monetaria. Muchos planificadores optan por incluir un código de cupón para promocionar el evento o incluir un descuento en un evento futuro. Otros incluyen un artículo promocional o una bolsa de botín como recompensa para los que reservan temprano.

Las estrictas restricciones y recompensas para los que reservan anticipadamente deben ser absolutamente exclusivas. Los siguientes descuentos nunca deben igualar ni proporcionar un descuento mayor que la oferta por reserva anticipada. Esa es una forma rápida de hacer enojar a los clientes y sacrificar su credibilidad o la de su evento. Establezca una restricción sobre cuántas ofertas de reserva anticipada están disponibles. Vender demasiados boletos a una tarifa con descuento podría ser perjudicial para el potencial general de ganancias.

¿Por qué los planificadores incluyen el registro anticipado?

Los planificadores a cargo de aumentar la asistencia a un evento o generar entusiasmo por el lanzamiento de un producto saben que las ofertas anticipadas pueden ser una herramienta poderosa. Si se hace correctamente, puede generar una mayor anticipación que ayudará a generar un flujo constante de ventas durante todo el proceso de registro.

Al proporcionar recompensas exclusivas a las que nadie más tendrá acceso después de la fecha límite, los planificadores crean un aire de FOMO. FOMO, o el miedo a perderse, está directamente relacionado con la fecha límite estricta de la oferta y las recompensas que recibirán si se pierden la oferta. Ese miedo es una fuerza poderosa de la que son conscientes los planificadores.

Las pequeñas ventanas de reserva para ofertas anticipadas aumentarán el FOMO para eventos con la audiencia adecuada. Coachella, un festival de música muy popular con entradas limitadas disponibles, ofreció una “venta anticipada” por un solo día. La venta anticipada ofreció una cantidad limitada de boletos y se agotaron rápidamente. A pesar de que la oferta de un día se llevó a cabo diez meses antes del evento en sí, los organizadores del evento tenían un gran conocimiento de su audiencia. Los especialistas en marketing sabían que podían confiar en su interés en conseguir uno de los codiciados billetes.

Además de generar entusiasmo en las primeras etapas, las ofertas anticipadas también ayudan a los planificadores a prepararse para el futuro. Con base en el éxito de la oferta especial, los planificadores y gerentes de ventas pueden tener una idea de cómo será la asistencia al evento o qué tan exitoso será el lanzamiento de un producto. Con esta información, pueden ajustar su estrategia de marketing en consecuencia. Para los eventos anuales, realizar un seguimiento del éxito de los totales de inscripción anticipada puede ayudar a los gerentes de marketing a pronosticar el éxito de los eventos futuros.

¿Por qué el registro anticipado es beneficioso para los asistentes al evento?

Ahorrar dinero o conseguir un buen trato se siente realmente bien, ¿verdad? Puede parecer que ganó algo al “vencer al sistema”. El cupón correcto incluso podría brindarle la oportunidad de gastar dinero en otra cosa que necesite.

Además, los estudios muestran que engancharse mucho en realidad te hace sentir bien físicamente. Cuando alguien consigue un lugar codiciado o ahorra mucho dinero, en realidad provoca cambios químicos en el cerebro. Ahorrar dinero o cupones provoca una liberación de oxitocina en el cerebro, ¡la sustancia química de la felicidad!

Además de ahorrar dinero y sentirse bien, los clientes madrugadores se benefician de la reserva anticipada de diversas formas. La reserva anticipada permite a los asistentes:

  • Planifique el viaje con anticipación.
  • Investiga el destino del evento.
  • Obtenga otros ahorros por reserva anticipada en reservas de hotel y vuelos.
  • Haga reservaciones en restaurantes populares o atracciones de la zona.
  • Planifique el cuidado de las mascotas, las necesidades familiares, etc.

Ideas de marketing para ayudar a los planificadores a promover el registro anticipado

Crear una oferta anticipada por sí solo no es suficiente. Los clientes deben estar informados del descuento, a menudo más de una vez antes de que estén dispuestos a confirmar. Los planificadores exitosos tendrán un cronograma de planificación de eventos a largo plazo. Basándose en la audiencia única de su producto o evento, cree estrategias de marketing que funcionen mejor para usted y cree un plan para el marketing de eventos exitoso con su equipo.

  1. Anuncie las ofertas de reserva anticipada en el sitio web de su evento, las páginas donde se enumera su producto, así como la página principal de su empresa. Haga que las ofertas sean fáciles de ver y haga clic para mantener el proceso de registro amigable para el usuario y para dispositivos móviles. Los botones en los que se puede hacer clic que anuncian la promoción son una excelente manera de aumentar los registros.
  2. Cree una campaña de correo electrónico por goteo que mantenga a sus clientes informados durante todo el proceso de registro mediante el uso de varios activadores. Los usuarios que incluyen su correo electrónico para obtener información sobre el evento, pero que no se han registrado, por ejemplo, deben recibir correos electrónicos de recordatorio con regularidad detallando la fecha límite de registro que se aproxima. Destaca las recompensas exclusivas que recibirán así como los beneficios de asistir al evento o realizar la compra. Una vez que se registren, los usuarios deben recibir un correo electrónico adicional confirmando su registro y dándoles la opción de suscribirse al boletín de su empresa, asistir a un seminario web u otra oferta gratuita para recibir contenido adicional de valor.
  3. Anuncie el registro anticipado en sus sitios de redes sociales. Las redes sociales pueden convertirse rápidamente en un catalizador para la conversión cuando las publicaciones están vinculadas directamente al registro de eventos. Incluya videos promocionales, testimonios y detalle las ventajas de reservar con anticipación. Acelere el proceso de registro del evento, pero asegúrese de que aún cubra de manera integral los detalles del evento principal.
  4. Cree un breve webinar para demostrar los beneficios del evento / clase / etc. Conecte a los usuarios que aún no se han comprometido directamente con un recorrido visual. Para muchos consumidores, recibir información o ver cómo funciona algo a través de un medio visual es más atractivo que leer sobre ello.
  5. Anúnciese localmente para dirigirse a posibles asistentes. ¿Estás organizando una conferencia? Anuncie su evento en las universidades, bibliotecas y cafeterías locales. ¿Está lanzando un nuevo producto de bienestar? Anuncie en tiendas naturistas locales, gimnasios o minoristas holísticos en su área.
  6. Comercialice los beneficios de reserva anticipada como “ventajas VIP”. Los consumidores que buscan descuentos por reserva anticipada adoran la exclusividad de las recompensas que vienen con el registro anticipado. Comercializar las recompensas como “ventajas VIP” atraerá aún más a estos consumidores. Los beneficios VIP pueden incluir entrada anticipada, asientos privilegiados, pases entre bastidores o acceso a una sesión exclusiva de preguntas y respuestas posteriores al evento.
  7. Recompense a los asistentes que repiten. Al ofrecer descuentos o recompensas adicionales por asistir a eventos futuros, las empresas pueden fidelizar a los clientes y generar ingresos fiables.
  8. Promocionar oradores magistrales e invitados distinguidos. Incluya una breve biografía del orador, citas seleccionadas de libros u otros trabajos y reseñas de sus conferencias anteriores.
  9. Considere cambiar la terminología de “recompensa anticipada” por “multas tardías” en su copia promocional de reserva anticipada. Simplemente cambiando estas palabras, puede cambiar la mentalidad de los posibles solicitantes de registro. Al discutir la desventaja de perderse la promoción anticipada, está cambiando la perspectiva del usuario del miedo a perderse al temor de enfrentar posibles repercusiones.
  10. Planee renovar su campaña de marketing cuando finalice el registro anticipado.

Además, no permita que su marketing se detenga después de que finalice el período de registro anticipado. Cambie a otros descuentos. Los planificadores pueden ofrecer descuentos solo en Facebook para los usuarios de Facebook, o enviar descuentos codificados a su lista de correo electrónico ofreciendo “10% de descuento solo esta semana”.

Cuando finaliza un evento, o el lanzamiento de un producto finaliza, los planificadores deben asegurarse de hacer un seguimiento con los que asistieron y los que no. Envíe encuestas para obtener comentarios sobre el evento, así como un resumen del evento. La participación posterior al evento ayudará a atraer visitantes habituales.

Preguntas frecuentes sobre descuentos por reserva anticipada

¿Funcionan los descuentos por reserva anticipada?

Los descuentos por reserva anticipada pueden ser increíblemente efectivos para los eventos adecuados en el mercado adecuado. Animan a las personas a reservar entradas, confirmar su asistencia a los eventos o pedir un producto con anticipación. Se utiliza como táctica de escasez, especialmente para eventos populares, y ayuda a los planificadores a identificar cuánta demanda hay para el evento o artículo.

¿Debo usar el registro de reserva anticipada para mi evento?

Si necesita acelerar las ventas para su próximo evento, mejorar la asistencia o crear rumores sobre su evento, podría perderse una táctica maravillosa que lo ayudará a asegurar su éxito si no ofrece el registro anticipado.

¿Qué empresas ofrecen descuentos por reserva anticipada?

Las empresas de la mayoría de las industrias pueden aprovechar las ofertas y las ventas anticipadas. Desde hoteles y aerolíneas hasta restaurantes o minoristas, la mayoría de las empresas pueden implementar una oferta anticipada en su beneficio.

¿Cuánto cuesta un descuento por reserva anticipada?

Por lo general, las ofertas por reserva anticipada incluyen un descuento de hasta un 25%. Algunas ofertas incluyen un descuento de precio fijo ($ 20 de descuento). Otros incluyen privilegios exclusivos o mercadería minorista además de un descuento, o en lugar de un descuento monetario.

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