Cómo aprovechar un SMMP para crear eventos en persona más seguros

Cuando los programas de eventos se volcaron debido a COVID-19, las empresas con un programa estratégico de gestión de reuniones, o un SMMP, estaban bien equipadas. Estos programas brindaron a las empresas visibilidad inmediata de todas las reuniones y eventos, les permitieron aprovechar las cláusulas de deserción para cancelar contratos con menor responsabilidad y ahorraron millones de dólares en costos potenciales.

Ahora que hemos superado la fase de “gestión de crisis” que se encuentra en el núcleo de un SMMP, muchos propietarios de programas se preguntan cómo pueden demostrar el valor del programa para facilitar un regreso seguro a los eventos en persona.

Todo el mundo sabe que la salud y la seguridad es una de las principales preocupaciones para que las personas se reúnan en persona. Entonces, ¿cómo ayuda un SMMP? Siga leyendo para aprender cómo aprovechar un SMMP para mantener a los invitados más seguros en sus eventos y brindar tranquilidad a su organización.

Tabla de contenidos

Evolución de su SMMP para incluir eventos en persona más seguros

En esencia, la gestión de reuniones estratégicas está destinada a proporcionar orientación sobre cómo las reuniones y los eventos, ya sean en persona, virtuales o híbridos, deben ejecutarse y planificarse dentro de su organización.

A medida que amplía esa definición para incluir consideraciones de salud y seguridad, piense en estos beneficios adicionales de un SMMP para reuniones y eventos en persona más seguros:

Publique la política de su empresa en la página web de eventos o en algún lugar de fácil acceso para cualquier persona de su organización.
Mantener actualizados los estándares de salud para las reuniones en persona. Recuerde, esto puede ser diferente según la región.
Cree un flujo de trabajo de proyecto organizado y una estrategia de comunicación que incluya socios, proveedores y asistentes para garantizar que todos se sientan seguros y cómodos con su plan de eventos.
Mantenga una lista de proveedores aprobados en persona o exija estándares de seguridad para todos los proveedores en el proceso de RFP.
Incluya y describa claramente los riesgos legales, financieros y de seguridad para todos los involucrados.
Negocie condiciones contractuales claras con todos los proveedores que le ahorrarán dinero a la empresa en caso de que se cancele el evento en persona.

Explore cómo hacer que los eventos en persona sean más seguros usando un SMMP:

¿Cómo puede cumplir con los estándares establecidos anteriormente utilizando un SMMP como marco? Es más fácil de lo que piensas. Una de las áreas clave para mantener los estándares de salud y seguridad comienza con la planificación de su espacio y la creación de pautas en su programa para la planificación del espacio. Aquí hay tres pasos clave:

1. Cree diseños orientados a la seguridad.

Las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud para pequeñas reuniones públicas incluyen que deben realizarse en lugares al aire libre. Si eso no es posible, los espacios interiores son aceptables siempre que sean espacios bien ventilados y limpios. Sabrá si un espacio para eventos está bien ventilado si ve ventanas que se pueden abrir y si huele aire fresco. Si no es así, consulte con la dirección del edificio sobre qué aire circula en el interior, si lo hay, y cómo puede aumentar la ventilación natural. Algunos lugares cerrados están yendo tan lejos como para invertir en nuevos sistemas de HVAC o de filtración de aire construidos específicamente para limpiar el aire de partículas de virus.

Pero no importa qué opción de lugar elija, aún necesita designar áreas físicas donde los participantes pueden y no pueden ir. Para organizar dónde deberían estar las personas durante el transcurso del evento, deberá crear planos estratégicos.

A estas alturas, es de conocimiento común que los asistentes al evento que no sean del mismo hogar deben mantener una distancia de seis pies entre sí. Aunque esto parece simple al principio, también debe tener en cuenta a los oradores, los empleados del lugar y todos los demás asistentes. Con toda esta información en mente, aquí hay algunas formas de usar Cvent Event Diagramming para crear un diseño con mentalidad de seguridad para su próximo evento en persona:

Coloque sillas, mesas y podios a seis pies de distancia. Asegure un espaciado uniforme en todos los lados mediante el uso de medidas de habitación precisas para escalar correctamente su diseño, de modo que su visión mantenga el cumplimiento y se vea exactamente como pensó que sería una vez que esté configurado físicamente.
Utilice diagramas de eventos en 2D y 3D. El primero le brinda una vista panorámica del espacio para que pueda organizar los muebles, espaciar los asientos asignados y colocar su escenario. El segundo lo ayuda a caminar virtualmente por el lugar y ver su plan a través de los ojos de sus asistentes sin tener que visitar el espacio.
Prueba la colaboración remota. Reúnase virtualmente con socios y administradores de eventos para revisar su diseño y actualizarlo en tiempo real. Realice recorridos virtuales para confirmar que se cumplen las pautas de seguridad mientras crea un plan con el que todos estén contentos.
Código de colores y etiquetas de áreas clave. Algunas áreas para sentarse y estar de pie necesitarán cinta adhesiva si no puede espaciar a todos correctamente. Asegúrate de codificar con colores estas áreas para que otros colaboradores sepan para evitar usarlas también.
Automatice el cumplimiento. Agregue estándares de distancia personalizados a su verificación de diagrama. Cvent Event Diagramming resaltará las áreas que no cumplen para que pueda solucionar los problemas antes de que surjan.

2. Asegurar el cumplimiento de los estándares obligatorios.

Las pautas publicadas por su ciudad, estado y país dictarán en gran medida cómo puede planificar y ejecutar eventos en persona de manera segura, y todos los planificadores deberán cumplir con estos estándares. El cumplimiento es otra área donde brillan los SMMP. Los propietarios del programa deben ayudar a sus organizaciones a conocer y comprender estas regulaciones publicando en los sitios web de sus eventos y actualizando el flujo de trabajo de sus reuniones para garantizar que cualquier evento en persona cumpla con estos estándares obligatorios.

Sin embargo, estos estándares evolucionan continuamente en función de los números de casos pandémicos, las nuevas reglas de cuarentena de viajes y los cambios en la investigación. Si usa Cvent Event Diagramming, podrá realizar ajustes en su diseño rápidamente simplemente arrastrando y soltando.

Las mejores prácticas adicionales incluyen exenciones para cualquier persona que asista, detección de temperatura y pruebas de COVID-19. Su tecnología de gestión de eventos puede recopilar estas firmas, ya sea a través del registro o en el registro en el sitio. No importa lo que su área requiera actualmente de eventos en persona, debe asegurarse de incluir lo siguiente en su exención:

Se espera que los asistentes usen máscaras en todas las áreas públicas del lugar del evento.
Los asistentes acuerdan no asistir al evento si presentan síntomas similares a los de la gripe, como dolor de garganta o tos.
Los asistentes con exposición reciente conocida a COVID-19 en los últimos 14 días tienen prohibido participar.

Vale la pena señalar que algunas personas a las que se les pide que firmen exenciones desconfían de la organización que las solicita. A sus ojos, renunciar a la responsabilidad también podría significar renunciar a la responsabilidad. Para combatir esto y fomentar la buena voluntad entre los asistentes al evento, incluya explicaciones sin jerga sobre los pasos que usted y su equipo de eventos están tomando para maximizar su seguridad. Hacerlo tranquilizará sus mentes y demostrará que considera que el cumplimiento es una vía de doble sentido en todas las reuniones en persona. Cuando firmen la exención, sabrán que ambos están de acuerdo con un cierto conjunto de comportamientos controlables, lo cual es beneficioso para todos. Incluso puede incluir imágenes de su diagrama de eventos para que los asistentes potenciales sepan lo que pueden esperar mientras toman su decisión.

Además, asegúrese de seguir los últimos protocolos de pandemia al mantenerse al día con las reglas de eventos en persona de los Centros para el Control de Enfermedades, la Organización Mundial de la Salud y los funcionarios estatales y locales. Incluso puede seguir a los funcionarios locales en las redes sociales para recibir notificaciones actualizadas. Por ejemplo, oficinas como la ciudad de Los Ángeles ofrecen sesiones informativas diarias sobre la pandemia a través de Instagram con noticias sobre cierres de empresas, estadísticas de salud y restricciones de viaje. Si se producen grandes actualizaciones, como prohibiciones instantáneas de ciertas actividades públicas y el uso del espacio interior, puede ajustar su plan sobre la marcha a través de diseños flexibles y herramientas de comunicación centralizadas.

Tenga en cuenta que lo que planea para hoy puede que no sea lo que necesita para su evento de mañana. Así que deje un margen de maniobra en su línea de tiempo y presupuesto para adaptarse a los cambios de última hora.

3. Actualice las políticas de toda la empresa para eventos en persona.

Si tiene un SMMP en su lugar, ahora es el momento de examinar detenidamente sus políticas de eventos existentes o escribir una política si está buscando implementar un programa. Estos estándares para toda la empresa brindan a los empleados algo en lo que basar sus decisiones en momentos de incertidumbre.

No importa dónde se encuentre o cuáles sean los objetivos de su evento, las siguientes políticas para toda la empresa deben estar en su lista:

Requiere diagramación del lugar. Además de usar máscaras y proporcionar desinfectante para las manos, es fundamental asegurarse de que sus invitados puedan permanecer de manera segura a seis pies uno del otro en todo momento. Los diagramas de lugares facilitan maximizar el espacio del piso, estimar con precisión la ocupación máxima según las pautas y ofrecer espacio entre los muebles.
Establece herramientas importantes. Todos los eventos en persona deben proporcionar estaciones de higiene de manos, recipientes con tapa cerrada y marcadores de distancia para áreas como el check-in y las filas del baño.
Optimice la comunicación con los huéspedes. Decida qué información de salud y seguridad recibirán todos los invitados antes, durante y potencialmente después del evento, además de cómo se compartirá la información de manera accesible.