9 consejos de presupuestación de eventos que los planificadores deben saber

El presupuesto de eventos es a menudo una de las partes menos favoritas del proceso de planificación para cualquiera que organice un evento. Es tedioso, cambia constantemente y debe tener todos los detalles correctos para ser útil. Pero con un poco de planificación estratégica (y el uso de software de gestión de presupuesto de eventos), el presupuesto de su evento también puede ser uno de sus documentos más útiles. Puede transmitir claramente una gran cantidad de información sobre su evento a toneladas de diferentes partes interesadas, puede mostrar los cambios en su pensamiento a lo largo del proceso de planificación y puede servir como una herramienta de aprendizaje útil para eventos futuros.

Entonces, ¿cómo puede crear un presupuesto para eventos que cubra cada detalle y permanezca flexible para contingencias? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

Tabla de contenidos

Explore 9 consejos que le ayudarán a optimizar el proceso de presupuestación de su evento:

1. Conozca los objetivos y KPI de su evento.

El presupuesto de su evento debe reflejar directamente todo lo que está imaginando para su evento, desde su visión general hasta la decoración, la tecnología, la configuración, la mercadería y el talento. Si cierra los ojos y se imagina un elemento importante, debe estar dentro de su presupuesto.

Si ya ha elaborado su plan de marketing de eventos, puede utilizar el lenguaje que redactó para la sección de visión y objetivos. De lo contrario, es una gran idea tomarse un tiempo para pensar en sus objetivos para este evento. ¿Qué quieres lograr? Más allá de los asistentes felices, ¿qué objetivos tiene su organización al organizar el evento? ¿Qué es lo que desea obtener personalmente de ello?

Los objetivos de su evento tendrán un impacto directo en el presupuesto en forma de decisiones importantes que tome. Por ejemplo, si los asistentes al evento son VIP a los que desea impresionar, el lugar y la decoración serán elementos importantes. Si se trata de un evento corporativo interno, es posible que desee centrarse más en el compromiso en forma de tecnología de eventos, equipos audiovisuales y comida. Ciertos objetivos, como una reunión de empresa de rutina, respaldan las medidas de reducción de costos. Otros, como las conferencias de ventas, se prestan a gastar más a cambio de un mejor ROI. Piense en cómo medirá el éxito de este evento y en cómo estos KPI afectarán su presupuesto.

2. Observe eventos pasados y similares.

No tiene sentido comenzar el presupuesto de su evento desde cero cada vez que realiza un evento. En su lugar, observe eventos pasados que sean similares en alcance, objetivos y escala. Por ejemplo, un evento de aniversario de la empresa puede ocurrir todos los años o en años específicos. Incluso si no ha realizado este evento específico antes, es probable que tenga algunos eventos relacionados que puede ver. Si tiene varias oficinas o departamentos, pregúnteles sobre cualquier evento que sea similar al suyo también. Es mucho más fácil editar un borrador de presupuesto que mirar una pantalla en blanco y tratar de crear uno propio de la nada.

Tenga en cuenta que las tendencias y los costos de los eventos pueden haber cambiado en el tiempo transcurrido desde su evento de inspiración, y aún deberá investigar sus costos específicos. Lo que está buscando no es un plano exacto, sino una cifra aproximada y algo de inspiración sobre los tipos de elementos de línea que debe incluir para que sepa dónde comenzar su investigación.

3. Empiece con una cifra aproximada y perfeccione.

Su presupuesto deberá revisarse y actualizarse constantemente durante todo el proceso de planificación del evento. Este es un documento vivo y probablemente será editado y actualizado por múltiples partes interesadas con prioridades diferentes (y tal vez en competencia). Debido a esto, es útil comenzar con una estimación aproximada de cuánto costará su evento y luego agregar detalles a la estimación a medida que investiga sus costos. Esto le brinda la flexibilidad de comenzar a hablar con las partes interesadas desde el principio sobre los costos involucrados y respaldar esas conversaciones con números concretos a medida que se acerca la celebración de su evento.

4. Empiece a investigar gastos específicos.

Ahora es el momento de comenzar a investigar las líneas de pedido específicas para su presupuesto. Debes tener una buena lista de las cosas que debes incluir en función de eventos pasados y eventos de inspiración similares. Pero aquí están los conceptos básicos para asegurarse de marcarlos:

Promoción y marketing de eventos
- Diseño gráfico
- Redes sociales y publicidad pagada
- Materiales de marketing impresos
- Tarifas de afiliados e influyentes
- Marketing de contenido pagado

Tecnología de gestión de eventos
- Plataforma de gestión de eventos

5. Obtenga cotizaciones de múltiples proveedores.

Para todos los costos mencionados anteriormente, debe asegurarse de obtener múltiples presupuestos de diferentes proveedores. Esta es una práctica recomendada para asegurarse de que está obteniendo un buen trato, además de darle el poder de negociar con los proveedores por un mejor precio. La otra ventaja de las cotizaciones múltiples es una mejor comprensión del panorama de costos para ese artículo en particular. Es solo hablando con varios proveedores que tendrá una idea del rango de costos. Los proveedores son la mejor fuente de información sobre su área. También pueden ayudarlo a determinar qué necesita (y qué no). Incluso pueden tener excelentes consejos sobre cómo ahorrar dinero para una línea de pedido en particular.

Algunos costos dependen de otras partidas. Por ejemplo, su configuración de A / V dependerá del lugar. Otros costos se incluirán en algunos lugares y no en otros. Por ejemplo, el estacionamiento, el transporte desde el aeropuerto o la conexión Wi-Fi podrían estar incluidos (o ser complementos) según el lugar.

A medida que comience a obtener cotizaciones, tome nota de lo que se incluye con cada presupuesto y qué costos dependen unos de otros. De esa manera, cuando se decida por un proveedor, sabrá qué artículos puede marcar en su lista.

6. Considere cómo los ingresos del evento equilibrarán los gastos.

La cantidad de ingresos que espera generar con el evento tendrá un gran impacto en su presupuesto general. Sus ingresos pueden provenir de la venta de entradas, relaciones de patrocinio, bienes y servicios vendidos durante el evento y otras fuentes creativas. Asegúrese de incluir estimaciones para todas estas fuentes de ingresos en el presupuesto de su evento para que usted y otras partes interesadas puedan ver el costo real y el ROI estimado del evento.

Esto también puede funcionar a la inversa. Una vez que tenga una buena idea de los gastos en los que espera incurrir, puede crear paquetes de patrocinio o precios de boletos para compensar la cifra total. Esto le da un objetivo claro para los ingresos del evento, además de mantener sus costos bajo control.

7. Decida dónde ahorrar y dónde gastar.

En lo que respecta al presupuesto de eventos, a nadie se le otorga una cantidad ilimitada de gasto (y si lo hace, probablemente no vuelva a suceder). Esto significa que los planificadores tienen que elegir qué aspectos del evento son más importantes. Estas serán las áreas en las que tiene sentido gastar un poco más en opciones de calidad realmente alta. A medida que avance en su lista de prioridades, comenzará a encontrar áreas para gastar menos, o incluso áreas que puede eliminar. Tal vez no necesite una sala VIP separada después de todo, y pueda salirse con la suya con una experiencia VIP digital. O tal vez puede omitir la cena plateada y en su lugar servir bocadillos y refrigerios durante su evento. Al priorizar sus necesidades, sabrá dónde invertir esos valiosos recursos.

8. Agregue más para imprevistos y emergencias.

Si ha tenido alguna experiencia con la planificación de eventos, sabe que siempre parece que algo sale mal. Es posible que se quede sin flores y tenga que ir a una floristería el día del evento. Su configuración de A / V podría ser incompatible con el lugar. Sus altavoces podrían decir que están enfermos. Sea lo que sea, necesita tener un fondo de emergencia listo para darle un buen uso. La cantidad adicional que necesita dependerá de la escala de su evento y las contingencias que esté planeando. Sin embargo, una buena regla general es tener en cuenta un 15-30% adicional de su presupuesto total.

9. Haga que su documento de presupuesto funcione para usted y su equipo.

Recuerde, su presupuesto es un documento vivo que cambiará y crecerá a medida que se acerque a su evento. Será una herramienta aún más útil si hace algunas cosas para formatearlo bien:

Incluya notas sobre los plazos de pago junto con las estimaciones, incluidos los depósitos y cuándo deben pagarse.
Incluya una columna para los costos reales a medida que comienza a pagar las cosas para que sepa cómo se comparan sus gastos con las estimaciones. Esto es especialmente útil para eventos posteriores para ayudarlo a planificar el próximo presupuesto.
Escriba notas sobre contingencias de costos, ofertas especiales ofrecidas, nombres de contacto y detalles sobre cada artículo para que otros miembros del equipo puedan obtener fácilmente la información que necesitan.

¡Empiece a utilizar estos consejos para presupuestar eventos hoy mismo!

Armado con una sólida comprensión de lo que gastará en su evento, ahora puede asegurarse de que valga la pena el costo. A continuación, eche un vistazo a nuestros consejos sobre el retorno de la inversión de los eventos para asegurarse de aprovechar al máximo su inversión.