Cómo planificar un evento al aire libre en 10 pasos »Wiki Ùtil Mesas sociales

Ya sea una boda al aire libre, un evento corporativo o incluso una reunión familiar, los eventos al aire libre son una excelente manera de aprovechar la naturaleza y hacer algo un poco diferente. Pero si bien tienden a ser un poco más informales que sus contrapartes de interior, planificar para ellos es todo lo contrario. ¿Quiere aprender a planificar un evento al aire libre que encantará a los asistentes? ¡Sigue leyendo!

A continuación, cubrimos todos los aspectos esenciales de cómo planificar un evento al aire libre. Incluimos consejos, trucos, consejos de expertos y algunas de las mejores herramientas de planificación de eventos necesarias para que todo salga bien.

Descubra cómo planificar un evento al aire libre en unos sencillos pasos:

1. Encuentre un gran lugar para eventos al aire libre.

El lugar es un componente importante de cualquier evento al aire libre. Va a marcar una gran diferencia para la logística y la sensación general del evento. ¿Te diriges a un lugar que normalmente tiene eventos al aire libre? Si es así, todo debería funcionar sin problemas. Si va a un entorno más “natural” con menos infraestructura, tendrá más trabajo por delante para poner todo en orden.

Aproveche la oportunidad de recorrer el lugar y comience a buscar lo que el espacio pueda necesitar. Tenga en cuenta las características especiales que le gustaría resaltar, como un lago para que sirva de telón de fondo o un árbol para colgar luces. También tenga en cuenta las peculiaridades o desafíos relacionados con el lugar. ¿Hace viento? ¿Está en una zona baja que se moja mucho? ¿Hay muchos errores? Tome nota de todo lo que observe en su recorrido para que pueda elaborar un plan.

2. Contrate un servicio de catering.

Hable sobre la logística de un evento al aire libre con su proveedor y asegúrese de que tenga experiencia en organizar eventos al aire libre. Dependiendo del lugar, es posible que necesiten traer su propia fuente de calor (como parrillas de propano), carpas para protegerse del sol y equipo para mantener los alimentos frescos y seguros. Haga un plan sobre qué equipo le proporcionarán y de qué son responsables los demás.

Si no habrá acceso al refrigerador, elija alimentos simples que puedan estar fuera durante el evento. Lo mismo ocurre con las estufas y otras fuentes de calor: preparar platos sencillos con anticipación u optar por platos a temperatura ambiente puede ser la mejor opción.

3. Obtenga los permisos adecuados.

Dependiendo de la ubicación, los eventos al aire libre pueden requerir permisos de la ciudad o las autoridades de la ciudad para operar legalmente. Estos podrían incluir permisos de zonificación, permisos de alimentos y bebidas y permisos de recolección para el número apropiado de participantes. Investigue los permisos necesarios para su localidad y deje suficiente tiempo para aprobarlos antes del gran día. Confíe en nosotros: no querrá tener que decirles a los asistentes que se vayan a casa si su evento se cierra.

4. Conozca las reglas.

Al igual que los permisos, las otras reglas que rigen los eventos al aire libre son muy importantes. Puede que no sea la parte más divertida del proceso, pero aprender sobre las ordenanzas de ruido, los códigos de seguridad y contra incendios y las restricciones locales sobre eventos al aire libre determinará qué puede hacer y cuándo puede hacerlo. Si está planeando algo listo para usar como fuegos artificiales, tener animales vivos, realizar un espectáculo de luces o una fogata, o traer equipo especial, querrá hablar con el departamento de policía local y el ayuntamiento para asegurarse todo estará permitido.

5. Asegúrese de que los asistentes se sientan cómodos.

Para asegurarse de que los asistentes tengan la mejor experiencia, hay algunas casillas adicionales para marcar cuando se trata de eventos al aire libre. Para empezar, prepárese para las temperaturas diurnas y nocturnas al tener calentadores y ventiladores listos. Además, considere si necesita acceso al espacio interior para que los invitados se refresquen o se calienten en temperaturas extremas o en el caso de las inclemencias del tiempo (más sobre esto más adelante).

Tampoco hay que evitar el problema del baño. Calcula la cantidad de baños que necesitas para tus asistentes (y agrega algunos extra para estar seguro). Si está utilizando inodoros portátiles, elabore un plan sobre dónde colocarlos. Quieres que sean de fácil acceso pero no en medio de todo. Si tiene acceso a baños interiores, asegúrese de tener una señalización clara que muestre a los asistentes a dónde ir.

6. Obtenga el equipo adecuado.

Muchos eventos al aire libre requieren una tonelada de equipo para funcionar sin problemas. Como se mencionó anteriormente, sus proveedores de catering pueden necesitar equipos especiales para calentar, enfriar, almacenar y servir alimentos. Necesitará lugares para que los invitados se sienten, junto con todo lo necesario para que coman. Si su evento incluye baile, presentaciones o música, necesitará equipo audiovisual. Pero con los desafíos adicionales de un entorno al aire libre, es posible que también necesite calentadores, ventiladores, una pista de baile, electricidad, iluminación, carpas y más.

Si bien esto puede parecer abrumador, no se preocupe. No estás solo en este proceso. Si elige excelentes proveedores que tienen experiencia en eventos al aire libre, ellos pueden guiarlo y explicarle qué equipo necesita para su pieza del rompecabezas. Mantenga una lista centralizada para que pueda identificar cualquier superposición o brecha en el equipo y tener la mejor oportunidad de éxito.

7. Obtenga las herramientas y la tecnología adecuadas.

Uno de los pasos más importantes para aprender a planificar un evento al aire libre es familiarizarse con las herramientas y la tecnología que ayudarán a que las cosas funcionen sin problemas. Ya sea que se trate de un recorrido virtual por el espacio para entusiasmar a los asistentes con el evento, una herramienta RSVP para mantener organizada la lista de asistentes o soluciones de diagramación de eventos para mapear todo antes de que se lleve a cabo, cada evento necesita herramientas para maximizar el éxito.

Por supuesto, cada evento es diferente, así que no espere una solución única para todos. Haga su investigación: nuestra publicación que destaca las mejores herramientas de gestión de eventos en el mercado es un excelente lugar para comenzar, y evalúe los pros y los contras de todas las opciones que cree que pueden ayudar.

8. Piense en la accesibilidad.

Como siempre, considere a los asistentes con discapacidades cuando elabore su plan. Necesitará rampas y puntos de acceso para las personas con problemas de movilidad e iluminación y señalización claras para las personas con visión limitada. Camine por el lugar teniendo en cuenta la accesibilidad. Tenga en cuenta las áreas que puedan presentar dificultades y descubra cómo ayudará a las personas con discapacidades a navegarlas.

9. Haga arreglos para la instalación y el desglose.

Prácticamente cualquier lugar al aire libre que seleccione requerirá que deje el espacio en las mismas condiciones en las que lo encontró. Esto significa que deberá planificar la instalación (¿quién se encargará de qué?) Y el proceso de avería y limpieza. antes de tiempo. En algunos lugares, es posible que incluso deba retirar toda la basura, así que asegúrese de preguntar con anticipación qué es lo que se requiere.

10. Tenga un plan de respaldo.

Los eventos al aire libre son muy divertidos, pero hay algunas cosas más que pueden salir mal en comparación con los eventos en interiores. El mayor de ellos es el clima. Haga un plan de lo que hará si llueve, nieva o hace mucho calor o frío, de modo que sepa cómo cambiarán las cosas y qué planificación especial debe hacerse. Es posible que pueda concertar con sus proveedores equipos que solo se utilizarán en caso de mal tiempo, como sombrillas, tiendas de campaña o cubiertas para muebles.

También debe tomarse el tiempo para pensar en cualquier otro problema que pueda surgir en el gran día para que pueda elaborar un plan de respaldo para ellos también. Una vez que tenga una buena idea de todo lo que podría salir mal, estará en una posición mucho mejor para que todo salga bien y tenga un gran evento.

¡Ahora sabes cómo planificar un evento al aire libre!

¿Listo para comenzar con su planificación? Aquí hay 27 ideas creativas para su evento al aire libre. ¿Quiere profundizar en el proceso de planificación de eventos en su conjunto? Nuestra guía sobre cómo planificar un evento tiene todo lo que necesita.

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