7 tendencias de eventos que debe conocer para 2021

Sobre la base de meses de experiencia y algunas expectativas realistas de las tendencias de salud global, no importa si, sino cómo, la industria de reuniones y eventos continuará experimentando y cambiando en 2021 y más allá. La parte difícil es: todavía queda mucho por aprender.

Para destacar en un mar de eventos híbridos y virtuales, debe tener las habilidades, el equipo y los planes adecuados para tener éxito. Para los planificadores de eventos y lugares, eso significa aprovechar al máximo lo que tiene ahora sin perder de vista el panorama general.

Con eso en mente, hemos compilado una lista de tendencias de eventos de 2021 que necesita conocer, organizadas por categoría: tendencias de desempeño de la industria, experiencia de asistencia, tendencias de destinos de reuniones y tendencias de diseño de reuniones.

Descubra 7 tendencias de eventos que necesita conocer para 2021:

Tendencias de desempeño de la industria:

1. Los eventos en vivo pueden reanudarse después del segundo trimestre.

Los músicos estaban de gira en Nueva Zelanda y los lugares para bodas en Estados Unidos hicieron todo lo posible para honrar las reservas. Sin embargo, hay poco entre estos ejemplos de eventos personales exitosos. Aunque recientemente se han recibido noticias sobre los logros de los ensayos de vacunas, aún no se ha decidido el cronograma final de las pruebas y la distribución global.

La buena noticia es que la mayoría de las personas siguen de cerca estos desarrollos y no se sorprenden de cuánto tiempo llevará configurar eventos en vivo nuevamente. “Los clientes esperan que las reuniones virtuales continúen en 2021 y algunos mercados esperan la introducción de eventos híbridos”, se lee en un informe reciente de BCD M&E.

Trae llave para organizadores de eventos: Continúe enfocándose en su estrategia de eventos virtuales.

Según Helen McCabe, directora general de BCD, “respaldar y agregar valor a nuestros clientes en términos de comunicación virtual y participación será una prioridad clave, un denominador común y un diferenciador para 2021”.

Trae una llave a tus lugares: Las experiencias seguras a largo plazo ahora pueden conducir a relaciones a largo plazo.

Actualice las instalaciones y operaciones diarias para que coincidan con las normas sanitarias, ya que es probable que sigan siendo las mismas durante algún tiempo. Póngase en contacto tanto como sea posible en el check-in, los baños y los quioscos. Además, considere proporcionar PPE de marca a los asistentes al evento para mantener a las personas seguras al comercializar su negocio.

2. La demanda empresarial y grupal seguirá siendo sólida.

Como Jack Corgel, Director Gerente de CBRE Hotels ‘Americas Research, ve cuando se abren las restricciones de viaje, la gente se sentirá cómoda viajando nuevamente y no habrá cambios estructurales importantes en la forma en que regresa la demanda de negocios y grupos.

“No creo que se pierda la importancia de estar en la misma habitación que alguien”, dijo Corgel durante la sesión de Insight Lodging de CBRE en agosto de 2020. “Puede ser cierto que esta elección de telecomunicaciones domésticas conducirá a una mejora completa en los viajes de negocios, y tal vez incluso más”.

Trae llave para planificadores de eventos: Elabore una estrategia sobre cómo manejará el boom de viajes.

La gestión de la demanda y la política serán un tema candente para los gastos de eventos una vez que se retiren las listas de viajes. Esté atento a las cosas más importantes para sus cuentas clave. Algunos ejecutivos pueden estar preocupados por gastar demasiado para recuperar el tiempo perdido o viajar para encontrar el tiempo que tanto necesitan con sus mejores clientes. Asistir en la negociación de eventos, recursos humanos y objetivos financieros cuando se reabren los reflectores de gastos de viaje.

Trae la llave de tu local: Optimice su estrategia de reservas grupales.

Como dice Hotel News Now, sea flexible y no se preocupe. Sea proactivo con las cancelaciones y permita que los grupos usen sus depósitos para reprogramarlos para una fecha posterior. Crea ofertas únicas en torno a eventos híbridos. No dejes oportunidades sobre la mesa.

Consejo: los viajes de lujo son ahora una de las áreas más sólidas de la hospitalidad, así que vea qué puede hacer para obtener un nuevo negocio con este grupo demográfico. Finalmente, vea la primera mitad de 2021 como una oportunidad para acostumbrarse a mejorar las relaciones existentes, refinar la estrategia de ventas y brindar más capacitación a los equipos en el lugar.

Experiencia del servidor:

3. La educación será una prioridad.

En la era de los blogs de bricolaje, los aspirantes a videos de YouTube, los cursos en línea, los libros electrónicos, el contenido de marketing de información de primera mano y los tutoriales de TikTok, no es de extrañar que los espectadores también quieran contenido educativo en eventos virtuales. A medida que las versiones virtuales de conferencias y oficios continúen en el nuevo año, se espera que continúe la demanda de cursos de certificación y talleres de desarrollo de habilidades.

Traer clave para los organizadores de eventos: Defina qué significa “contenido de alto valor” para su audiencia.

Ingrese los objetivos más importantes para su audiencia ahora o en el futuro cercano. Presente a los oradores que ya lo hayan logrado o que proporcionen materiales que les brinden todas las herramientas que necesitan para tener éxito. La creación de una lista con contenido digital como libros electrónicos, podcasts de transmisión en vivo y videos es invaluable.

Trae la llave de tu local: Los talleres prácticos y en grupos pequeños merecen una oportunidad.

El ochenta y tres por ciento de la generación Z tiene una nueva apreciación por las interacciones personales, y lo más probable es que la próxima generación sienta lo mismo. Por lo tanto, siempre que mantenga sus eventos seguros y en cumplimiento, existen oportunidades para experiencias únicas y rentables. Desde clases de cerámica hasta eventos VIP de cata de vinos, los lugares tienen muchas opciones para saciar la sed de sus invitados conocidos.

4. La forma en que se llevan a cabo las reuniones virtuales es más importante que nunca.

El mayor desafío para las reuniones virtuales y la experiencia de asistencia es la falta de conocimiento del anfitrión sobre cómo llevarlas a cabo. El cuarenta por ciento de todas las reuniones virtuales causan interrupciones técnicas y fatiga de la audiencia debido a esto. Además de la velocidad de Internet, se debe considerar la calidad de la producción, incluida la calidad de la cámara, el sonido y la iluminación.

Traiga la llave para los organizadores de eventos: Piense que organizar una reunión virtual es una forma de arte.

Asegúrese de probar siempre su equipo con anticipación y reserve un anfitrión de la reunión con mucho carisma y energía. Enseñe al anfitrión cómo usar la tecnología seleccionada. Y asegúrese de reforzar dos o tres actividades participativas durante la reunión, como sondeos, encuestas y preguntas y respuestas.

Trae la llave de tu local: Actualice sus conexiones y equipos Wi-Fi.

Proporcione a los planificadores de eventos y asistentes los mejores recursos para conferencias virtuales, reuniones y eventos de networking para ayudarlos a encontrarlos y mantenerlos. Fuerte conexión a Internet. Actualice a 5G si aún no está allí y limite la cantidad de usuarios de Internet en el sitio durante las horas clave de salida. Y considere agregar equipos de películas asequibles y profesionales, como cajas de luz portátiles y micrófonos compatibles con teléfonos inteligentes, a su paquete de reemplazo.

Conozca las tendencias de destino:

5. Los casos determinarán los lugares de reunión.

Es probable que los países con la menor cantidad de casos de COVID-19, las normas de seguridad más estrictas y las pruebas exhaustivas de los líderes en eventos en vivo sean para 2021. Manténgase actualizado con los datos más recientes sobre qué países están casi a la cabeza o requieren acción de EndCoronavirus .org y la Organización Mundial de la Salud.

Trae llave para organizadores de eventos: Crea varios planes de respaldo.

Todos sabemos que las regulaciones cambian día a día, lo que significa que los organizadores de eventos deben prepararse para lo inesperado. Informar a los clientes y las partes interesadas sobre los cambios esperados en función de lo que ha hecho su ciudad o estado en los seis meses anteriores. Mantenga todos sus contratos firmados y documentos de proveedores en un solo lugar de fácil referencia. Cree un esquema para un equipo que resuma lo que debe suceder si su evento debe posponerse, trasladarse en línea o cancelarse en el último minuto.

Trae una llave a tus lugares: Revise las políticas y los contratos de reserva.

Jeffrey S. Tenenbaum, socio gerente de Tenenbaum Law Group PLLC en Washington, DC, dice que los centros de salida deben incluir una lista específica de lo que están haciendo para mantener el estándar de atención prevaleciente sujeto a las leyes. Ciudad, estado y federal en ese momento del acuerdo. También se alienta a los centros a utilizar exenciones de responsabilidad, seguros relacionados con la pandemia y medidas sociales intensivas de largo alcance.

Conoce las tendencias de diseño:

6. Los eventos híbridos son el futuro.

Según el pronóstico de eventos y reuniones mundiales de AMEX 2021, los eventos híbridos están “ahora a la vanguardia del diseño de reuniones”. Tenga en cuenta que su objetivo final sigue siendo importante. Si bien los eventos híbridos ofrecen una oportunidad emocionante para volver a las reuniones cara a cara, no todos los tipos de eventos son adecuados para cada propósito.

Trae llave para planificadores de eventos: Expansión a una agencia de servicio completo.

El treinta y cinco por ciento de los eventos virtuales e híbridos requerirían servicios de agencia de servicio completo. Por lo tanto, si la capacitación de anfitriones, el contenido digital de preproducción y la edición de video posterior al evento no forman parte del conjunto de habilidades existente de su equipo, tómese este tiempo para aprenderlo.

Trae la llave de tu local: Fortalezca su equipo y su caja de herramientas.

Trabaje con planificadores que tengan experiencia en este campo y que puedan adaptar una estrategia de marketing de eventos híbrida a su marca. Además, configure espacios de estudio virtuales para videos de producción propia y transmisión en vivo para atraer nuevos negocios.

7. Prepárese para las pruebas en el sitio.

Cuando los eventos personales están en pleno apogeo nuevamente, una de las mejores maneras de tranquilizar a los invitados y vender entradas es proporcionar una prueba de COVID-19 en el lugar. Esto significa preparar todo, desde el personal médico hasta el cumplimiento del sitio de pruebas de laboratorio y el personal de eventos que dirige el área.

Trae llave para organizadores de eventos: La distribución y el diseño de la placa del suelo se verán afectados.

Con el fin de mantener centralizadas las pruebas en el lugar para los invitados que aún no están listos para el evento principal, los planificadores deberán utilizar un software de diagrama de eventos que permita la colaboración de las partes interesadas y paseos virtuales en 3D. Mantenga los diseños flexibles y obtenga la firma de un profesional médico designado antes de finalizar el diseño para asegurarse de que cumpla con sus requisitos.

Trae la llave de tu local: Encuentre los muebles y la señalización adecuados en orden.

Las pruebas en el lugar incluirán señalización del pasillo, marcadores de piso y actualizaciones del lugar. Prepare muebles y equipos como mesas plegables, carpas, TCP, estaciones de desinfección de manos, espacio de almacenamiento de pruebas, eliminación de basura médica y sillas para ayudar a los planificadores de eventos a organizarlo.

¡Siga estas tendencias de salida para ayudar a maximizar el potencial de la industria en 2021!

Al reflexionar sobre los cambios realizados en 2020, la industria de eventos está preparada para avanzar hacia 2021 con más conocimiento y experiencia sobre cómo operar durante estos tiempos. Aproveche al máximo cada oportunidad siguiendo las tendencias de eventos anteriores y considere implementar SMMP para eventos personales más seguros.

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