Cómo llevar a cabo una mesa redonda en 7 sencillos pasos

Las mesas redondas se remontan al año 1155 d.C. cuando el rey Arturo popularizó la frase con su grupo de asesores conocidos como los Caballeros de la Mesa Redonda. Desde entonces, todos, desde las potencias mundiales que desarrollan acciones para los tratados de paz global hasta las empresas Fortune 500 que debaten sobre el futuro de sus industrias, han aprendido a organizar una mesa redonda. ¡Y tú también puedes! Siga leyendo para descubrir algunos consejos imprescindibles sobre el formato que sigue este tipo de evento, los pasos que debe seguir y las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre las mesas redondas.

¿Qué es una mesa redonda?

Una mesa redonda es una conversación organizada con un moderador, varios oradores elegidos que aportan una variedad de perspectivas a un tema y una audiencia que puede simplemente observar o participar haciendo preguntas. Algunos eventos usan el formato de discusión de mesa redonda como un ejercicio de grupo para grupos pequeños durante una conferencia o conferencia.

Explore cómo llevar a cabo una mesa redonda en 7 sencillos pasos:

Aprender a llevar a cabo una mesa redonda requiere una profunda comprensión de lo que las mesas redondas pueden y no pueden hacer por las marcas, así como los pasos que debe seguir para llevarlas a cabo.

1. Utilice metas estratégicas.

Si está organizando un evento corporativo de cualquier tipo, cree un objetivo que respalde a la empresa en su conjunto y se alinee con los mensajes de las campañas de marketing activas. Por ejemplo, las marcas de neumáticos que quieran atraer a las madres que se quedan en casa deberían considerar usar sus lemas actuales o copiarlos como inspiración para los temas de discusión de la mesa redonda.

Moraleja de la historia: conecte los puntos entre los objetivos comerciales, los objetivos de marketing y los objetivos del evento para encontrar las mejores ideas posibles para la mesa redonda.

2. Elija un tipo.

Hay tres tipos principales de discusiones de mesa redonda: presencial, virtual y CEO.

  • Las discusiones de mesa redonda en persona son atractivas para los invitados que desean conectarse en red con los oradores, pero la audiencia se limita a aquellos que son locales o pueden viajar al lugar.
  • Las mesas redondas virtuales son muy accesibles, pero requieren más preparación para evitar problemas tecnológicos que distraigan y una conversación incómoda.
  • Las mesas redondas del CEO, que generalmente se realizan mensualmente y tienen una lista rotativa de temas de la industria para elegir, presentan oradores que dirigen y / o poseen negocios notables. Este tipo de discusión de mesa redonda es más laboriosa porque generalmente son recurrentes o forman parte de una serie. También pueden implicar tarifas de orador más caras si se compensa a los participantes.

3. Busque un moderador.

Busque moderadores que sean carismáticos, tengan mucho conocimiento sobre los temas elegidos y sean reconocibles dentro de su industria. Tenga en cuenta que ser reconocible no significa necesariamente que sea famoso en las redes sociales o de otra manera, pero ese puede ser el caso. Elija un moderador que tenga credenciales tales como experiencia trabajando con marcas líderes en su campo o que tenga medios galardonados como un libro o un podcast muy respetado.

Antes de confirmar a su moderador, asegúrese de que esté interesado en realizar o leer sus notas sobre la investigación necesaria para los oradores, el tema y la audiencia. Comuníquese con conexiones de redes sociales, oradores de conferencias de la industria pasadas y busque dentro de su propia empresa para encontrar el mejor anfitrión posible.

4. Elija altavoces.

Adapte la experiencia a los antecedentes de su audiencia. Si son principiantes en el campo, busque oradores que tengan una variedad de niveles de experiencia. Además, asegúrese de obtener una buena y diversa difusión. Como regla general, debe contratar un mínimo de tres expertos que ofrezcan diferentes puntos de vista o áreas de especialización.

Si su discusión de mesa redonda gira en torno a un tema candente o muy debatido, elija al menos dos personas que representen los dos extremos de un espectro dado y una persona que se encuentre en algún lugar intermedio o que ofrezca un comodín en términos de su experiencia.

Si su mesa redonda tiene menos que ver con un debate y más con cubrir varios aspectos de un área temática, reúna a un grupo de expertos especializados para formar una educación integral sobre el tema. Por ejemplo, una mesa redonda sobre el futuro de la industria hotelera puede requerir expertos en la materia que puedan abordar el marketing, la tecnología, la industria de viajes en su conjunto, el cambio climático y la economía de la hospitalidad.

5. Haz una agenda.

Comience con una introducción de 2 a 5 minutos de duración que dé la bienvenida a la audiencia y marque el tono del evento. Reitere el título del panel y mencione a los patrocinadores o socios del evento. Diga el nombre, la ocupación y la descripción de una frase de cada panelista sobre lo que los convierte en expertos en el tema. Haga que el moderador se presente también, junto con sus credenciales.

Luego, presente el tema del evento y proporcione datos, estadísticas o anécdotas interesantes que ilustren por qué es importante en cinco minutos o menos. Escriba esta sección teniendo en cuenta la perspectiva de la audiencia. Por ejemplo, si los oradores de la mesa redonda son un grupo de expertos en marketing saliente, pero el público está formado por estudiantes universitarios de primer año, revise rápidamente los conceptos básicos del tema antes de sumergirse. Pida a los moderadores que memoricen la introducción del tema o creen una lista de discusión con viñetas. puntos para golpear antes de seguir adelante.

Luego, divida el tiempo restante entre la cantidad de preguntas que planea hacer. Ordena las preguntas como lo harías con una buena historia: prepara el escenario, presenta el conflicto, ofrece soluciones y termina con una nota alta. Por ejemplo, una mesa redonda sobre el trato al lado de la cama del hospital comenzaría con una pregunta sobre su importancia, seguida de por qué a menudo se pasa por alto y cómo los profesionales médicos pueden crear un nuevo estándar de excelencia. En caso de duda, siga el orden de “qué, por qué y cómo” para crear un arco de discusión natural.

Finalmente, concluya agradeciendo a los participantes y asistentes en un breve resumen de 1-2 minutos. Agregue un llamado a la acción fuerte, como suscribirse a su boletín de correo electrónico para recibir invitaciones para eventos futuros o para hacer un seguimiento de los oradores en sus redes sociales.

6. Escuche con eficacia.

Siga los consejos del psicólogo clínico Jordan Peters, quien dice que la mejor manera de escuchar es concentrarse en aprender algo nuevo de cada persona que no conocía antes. El Dr. Peterson continúa explicando que el trabajo del anfitrión es ayudar a los huéspedes a “expresar la verdad de la situación”. Ayude a los oradores a llegar más rápido asegurándose de que estén preparados física y emocionalmente con mucha agua, asientos cómodos e información sobre lo que pueden esperar.

7. Capturar activos de marketing.

Aproveche al máximo su discusión de mesa redonda convirtiendo su evento en contenido de marketing imperecedero. Transcriba el audio para que lo disfruten las personas con discapacidad auditiva. Compártelo en tu blog para respaldar tu estrategia de marketing entrante o de palabras clave.

Utilice los datos de las mesas redondas virtuales para comprender mejor a su audiencia. Capture suscripciones a boletines informativos por correo electrónico y comparta ofertas especiales de productos o servicios. Grabe la discusión de la mesa redonda y compártala como un video en YouTube, las redes sociales o su sitio web.

Transmita en vivo y tuitee la discusión para llegar al público en una amplia variedad de plataformas. Involucre aún más al público a través de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y presentaciones de temas. Luego, haga una encuesta a los asistentes para obtener más información sobre lo que les gusta y lo que no les gusta de su contenido para mejorar su próxima mesa redonda.

Preguntas frecuentes sobre las mesas redondas:

¿Cuál es el propósito de una mesa redonda?

En su nivel más alto, el objetivo es compartir consejos de expertos o tendencias relevantes de la industria. Las discusiones de mesa redonda también son excelentes para tener conversaciones sobre puntos de vista opuestos sobre el mismo tema. Tanto los participantes como los oradores se llevan nuevas perspectivas e información de cada debate.

¿Cómo lideras una mesa redonda?

Para liderar una mesa redonda, debe tener una agenda de reuniones sólida, un cronómetro para mantener a todos a tiempo y una personalidad acogedora que hará que los invitados se sientan cómodos compartiendo sus verdades.

¡Ahora sabe cómo llevar a cabo una mesa redonda!

Ahora que sabe cómo llevar a cabo una mesa redonda y lo que necesitará para hacerlo, lleve su nuevo conocimiento un paso más allá maximizando su inversión. Siga los consejos de gestión de eventos corporativos para alinear la discusión de la mesa redonda con objetivos relevantes y generales. Luego, considere albergar o transmitir su discusión de mesa redonda en línea con estas herramientas tecnológicas de eventos virtuales imprescindibles.

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