Cómo planificar un taller: 22 consejos que debe conocer

Ya sea que sea un planificador de eventos a tiempo completo o recién esté comenzando, esta guía sobre cómo planificar un taller es lo que necesita para darle vida a este tipo especial de evento.

Primero, aclaremos cualquier confusión. El término taller se usa comúnmente para describir muchos tipos diferentes de eventos. Pero según Merriam-Webster, un taller se define como «un programa educativo intensivo generalmente breve para un grupo relativamente pequeño de personas que se enfoca especialmente en técnicas y habilidades en un campo en particular».

En otras palabras, piense en un taller como un pequeño evento con el objetivo principal de proporcionar a los asistentes un valor informativo. Algunos ejemplos de ideas para talleres incluyen lecciones de fotografía, clases de codificación, sesiones de escritura creativa y hackatones. Pero va mucho más allá de eso. Casi cualquier cosa puede convertirse en un taller con la planificación adecuada.

Descubra cómo planificar un taller con estos 22 consejos y trucos:

Aquí encontrará todo lo que necesita hacer antes, durante y después de su taller para asegurarse de que sea un éxito.

1. Responda las 5 W (y 1 H)

Las 5 W (y 1 H) conforman el panorama general de su taller. Una vez escrito, tendrá una excelente hoja de ruta para usted y sus colaboradores para que todos estén en la misma página desde el principio.

Las 5 W (y 1 H) y sus significados son:

Quién es el anfitrión de este taller, quién lo está planificando y quién lo está asistiendo?
Qué tipo de taller es? Por ejemplo, un taller de formación profesional probablemente será muy diferente a un taller de yoga.
Cuando ¿planeas hacerlo? ¿Es un evento único o una serie?
Dónde ¿Se llevará a cabo el taller? Además, ¿será presencial o virtual? ¿Y dónde espera que se ubiquen los participantes?
Por qué este taller y por qué ahora? ¿Por qué los asistentes deben estar allí?
Cómo ¿Ejecutará este taller basándose en lo que sabe ahora mismo?

2. Determine los objetivos de su taller

Probablemente ya sepa cómo crear metas INTELIGENTES. Pero proponer metas para un taller tiene sus propios desafíos.

Primero, está el nivel de experiencia. Si ha organizado un taller como este antes, puede usar datos históricos para revisar qué salió bien y qué puede mejorar. Si no lo hace, tendrá que investigar un poco para descubrir qué puede esperar de manera realista. Busque eventos similares en su área y pregunte a esos anfitriones si estarían dispuestos a realizar una llamada rápida para compartir sus experiencias.

En segundo lugar, tendrá que pronosticar cuántas personas aparecerán. Si está llevando a cabo un taller para una corporación, es probable que se requiera que los asistentes se unan. En ese caso, no tiene que preocuparse por la asistencia. Pero si está organizando un evento sin una audiencia garantizada, busque estadísticas asociadas con su tipo de taller y las tasas de asistencia promedio.

3. Elija un tipo

Ya sea presencial o virtual, una formación profesional o una sesión de yoga, el tipo de taller que elijas determinará cómo planificarlo. Por ejemplo, si está organizando un baño de sonido virtual, deberá equipar a su médico con el equipo de audio necesario para que la experiencia sea buena.

4. Forma un equipo

Al igual que con cualquier proyecto grande, un equipo ayuda a aligerar el impulso. Incluso si su taller es solo para sus colegas internos, es posible que pueda encontrar voluntarios entre sus compañeros de trabajo, amigos u oradores. Comience preguntando a las partes interesadas qué estarían dispuestos a contribuir. Establezca una reunión semanal y calcule el compromiso de tiempo que necesitará de cada participante.

5. Investiga a tu audiencia

Busque qué tipo de contenido (video, audio, memes, etc.) les atrae más. Considere cuáles son sus objetivos para el taller y comience a generar ideas para actividades basadas en eso. Si tiene comunicación directa con su público objetivo ahora, publique una encuesta o encuesta que les permita compartir sugerencias.

6. Esquema del presupuesto

Haga una hoja de cálculo que enumere todos los elementos que necesitará para el taller. Incluya todo, desde el alquiler del lugar hasta los anuncios digitales. Agregue los precios y cotizaciones de cada uno. Después, calcule sus posibles ingresos si se trata de un evento con fines de lucro y vea si el costo de organizar el taller tiene sentido con los precios de admisión previstos.

7. Crea una agenda

Comience presentando qué es este taller, quiénes son usted y / o los oradores, y de qué se trata el taller. Incluya una conferencia principal, una sesión grupal que anime a los participantes a interactuar entre ellos y una reflexión final o una sesión de preguntas y respuestas para cerrar el evento.

8. Aprenda de la competencia

Investigue eventos similares en línea para tener una idea de lo que suelen hacer los planificadores y cómo puede mejorarlo. Busque la duración, las actividades, los temas, las bonificaciones y las descripciones de los talleres para informar los suyos.

9. Elija una fecha para el taller

Tenga en cuenta a su audiencia al elegir las fechas y horarios de sus posibles talleres. Por ejemplo, si desea comunicarse con los camareros, no organice su taller por las tardes ni los fines de semana.

10. Redacta tu plan de comunicación

Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:

¿Cuándo y por qué se comunicará con la audiencia de su taller?
¿Qué canales debería utilizar para llegar a ellos?
¿Cómo puede aportar valor más allá de la publicidad de su taller?

11. Cree un calendario de marketing

¿Necesitas un buen lugar para empezar? Una lista de correo electrónico y 1-2 canales de redes sociales deberían ser más que suficientes. Programe tiempo para redactar, aprobar, compartir y responder a los comentarios de cada contenido que publique.

12. Configurar para ventas

Elija su plataforma de venta de boletos y planifique cómo aceptará los pagos en persona. Incluya las tarifas y el equipo en el presupuesto de su evento.

13. Desarrolle su contenido

Crea 3-4 pilares en los que basar tu contenido. Uno puede ser su taller, pero los demás deben tratar temas relacionados interesantes. Tenga en cuenta que su objetivo debe ser construir una comunidad, no vender, vender o vender a ciegas.

14. Busque ubicaciones

Si organiza en persona, cree una lista de deseos de lugares o tipos de lugares. Si aloja virtualmente, determine qué plataforma de software le gustaría usar.

15. Planifique su diseño

Utilice nuestras herramientas de diagramación de eventos para organizar el diseño de su taller. Necesitará espacios para el registro de eventos, actividades, salas de reuniones y cualquier espacio especial que le gustaría incluir, como un área al aire libre para cócteles después del taller.

16. Planificar actividades

Las mejores actividades del taller comienzan con un rompehielos relacionado con el tema del taller seguido de su evento principal y un período de descompresión. Aquí es también donde entra en juego la investigación de la competencia. Tome sus ideas favoritas de eventos relacionados y déles su propio giro.

17. Considere las asociaciones

Si aún no lo ha pensado, considere la posibilidad de asociarse con marcas que puedan beneficiar a su audiencia o beneficiar a su evento. Por ejemplo, una marca que puede beneficiar a su audiencia de yoga sería una empresa de té centrada en el yogui. Una marca que beneficiará a su evento, por otro lado, sería un estudio de yoga local que ha ofrecido a uno de sus profesores como líder del taller.

18. Reúna las herramientas

Este paso incluye todo, desde lápices hasta un proyector y su plataforma de boletín de correo electrónico elegida. Planifique esto con anticipación en caso de que necesite que le envíen un artículo o si desea probar algún software.

19. Examen de las mejores prácticas del taller

Asegúrese de que su orador sepa qué energía traer al evento. Además, tenga en cuenta que si bien debe delinear la presentación, también debe haber espacio para que el evento fluya con la vibra del grupo. Eso significa darles a los participantes espacio para hablar, mejorar parte de su diálogo y tener uno o dos segmentos adicionales en su bolsillo trasero en caso de que apresure a los demás.

20. Haz un grupo

Reúnase con su equipo en los días previos al evento. Revise las responsabilidades de todos, repase su plan diario y elabore el Plan B para los puntos clave de la agenda si aún no lo ha hecho.

21. Organizar un simulacro

Si su evento es virtual, este paso es especialmente importante. Verifique la velocidad de Internet, la calidad de video y audio y la iluminación de todos los hosts. Ejecute programas de software y vea si se requieren actualizaciones antes de poder usarlos.

22. Organizar un análisis posterior al taller

En un estudio masivo realizado por equipos de la Universidad de Manchester, la Universidad de Oxford y muchos otros, los investigadores idearon un sistema para medir el impacto de los talleres. Según sus hallazgos, «vale la pena entender por qué queremos medir el impacto en primer lugar y equilibrar esto con la cantidad de tiempo necesario para organizar el taller y el tiempo que queremos dedicar a evaluar el taller».

Continúa señalando: “Con buenas mediciones, podemos convencer a los financiadores de que mantengan y apoyen el trabajo que hacemos, alentar a las personas a que asistan a nuestros talleres y sentirse satisfechos de que el trabajo que estamos haciendo con nuestros talleres valga la pena y genere un impacto positivo diferencia.»

¡Ahora sabes cómo planificar un taller!

Ahora que sabes cómo planificar un taller y tenga esta lista de verificación del taller como referencia fácil, puede completar sus planes con las lecciones aprendidas de estos ejemplos de eventos virtuales.

A continuación, evite errores innecesarios con estos consejos principales para reuniones con clientes para planificadores de eventos principiantes.