Cómo planificar un evento corporativo: 8 consejos que debe conocer

Ha llegado el momento: se le ha brindado la oportunidad de planificar un evento importante para su empresa que dejará a los empleados motivados y motivados. ¡Eso es genial! Pero si la planificación de eventos no incluye sus responsabilidades normales, es posible que se sienta abrumado. Incluso después de leer una guía completa para la planificación de eventos corporativos, puede decidir que trabajar con un planificador de eventos profesional le dará la flexibilidad de enfocarse en el panorama general, mientras permite que otra persona maneje los datos de nitrato. ¿Quiere aprender a planificar un evento corporativo con la ayuda de un planificador externo? ¡Sigue leyendo!

Los planificadores profesionales de eventos corporativos son una excelente opción para muchos eventos corporativos. Aportan años de experiencia y saben mucho sobre los obstáculos que pueden surgir durante el proceso de planificación. Al trabajar con un equipo de especialistas en planificación de eventos corporativos, ya tendrán una lista de socios proveedores de investigación y equipos establecidos necesarios para realizar el trabajo. Podrán tener más control sobre los costos, los plazos y la calidad, con un amplio conocimiento y sabiduría sobre las últimas tendencias, los lugares más nuevos, los secretos de ahorro de presupuesto y los datos con los que quizás no esté familiarizado.

Sin embargo, un planificador de eventos corporativos probablemente no sepa nada fuera de la cultura de su empresa. Probablemente tampoco conozcan las personalidades involucradas o el mensaje que desea transmitir a su evento. Ahí es donde entras tú. Ya sea que el evento corporativo sea una capacitación de equipo pequeño o una experiencia de varios días, debe administrar cuidadosamente la relación que forma con su equipo de planificación de eventos para recordar un evento.

Tabla de contenidos

Descubra cómo planificar un evento corporativo con estos 8 consejos:

1. Sea consciente de los objetivos de su evento corporativo.

Para realizar un evento exitoso, primero sabrá cómo es el éxito. ¿Qué espera el liderazgo de este evento? ¿Qué cualidades harán que todos estén de acuerdo en que el evento fue un éxito?

Los eventos corporativos tienden a centrarse en un objetivo principal. Por lo general, están ahí para transmitir un mensaje o aumentar el comportamiento dentro de la organización. Son una excelente manera de impulsar la moral de la empresa, transmitir un nuevo mensaje o compartir información valiosa.

A continuación, se muestran algunos objetivos comunes para eventos corporativos:

Cambiar las actitudes de los clientes
Creando un vínculo de equipo más fuerte
Anime al personal de ventas y a otros empleados
Ejecutivos y gerentes de entretenimiento
Planificación para el próximo año
Formación de nuevo personal
Crear oportunidades para la cobertura de medios o redes sociales.
Apoyo a las actividades de marketing
Crea motivación para tu nuevo producto o iniciativa.
Hacer feliz a una persona (el jefe)

2. Cree un plan de eventos corporativos.

Una vez que haya decidido el propósito principal del evento, puede comenzar a planificar. Incluso si está contratando asistencia, cree un plan breve que describa la información más importante sobre el evento. Debe incluir:

Metas y objetivos del evento
Mensaje (s) que desea compartir
Tu audiencia y número de asistentes
Formato y tema del evento
Presupuesto de salida: ¡use este estimador de costos para obtener ayuda!
ROI esperado (y métricas relevantes a medir)

Detalles como ubicación del evento, tecnología, proveedores, alimentos y bebidas, entretenimiento y más salida la logística puede quedar fuera de este plan inicial. El planificador que contrate estará a cargo de muchas de esas cosas. El objetivo de este plan inicial es articular su visión del evento y lo que quiere lograr.

3. Exprese el panorama general.

Su principal objetivo como representante de la empresa para el evento es comunicar información sobre la empresa al planificador. Los planificadores de eventos probablemente no sepan lo suficiente sobre su empresa y su cultura de antemano. Eres su mejor fuente de información. Trate de darle al planificador una buena idea de la historia del evento, los objetivos que le comunicó el liderazgo y cualquier idea sobre el significado completo del evento.

¿Imagina una reunión formal para relanzar los objetivos estratégicos de la empresa para el año? ¿O se trata de una recesión en la que los empleados pueden abstenerse y ser recompensados por sus esfuerzos? Es útil hacer un trabajo previo con anticipación para pensar en cómo se verá un evento exitoso y escribir sus pensamientos. Incluso puede incluir algunas imágenes para inspirar al planificador. Cuanto más clara sea su visión, más fácil será para el planificador ayudarlo a crear un gran evento.

4. Determine roles y responsabilidades.

Si bien el planificador manejará una gran cantidad de datos, probablemente recurrirán a usted para algunas cosas. En su primera reunión, pregúnteles qué necesitan y cómo pueden ayudarlo mejor a crear un gran evento. Apreciarán su previsión y voluntad de ayudar. Informe al planificador en qué recursos internos puede confiar, ya sean personas específicas disponibles para ayudar o departamentos.

Es probable que esté a cargo de comunicarse con los asistentes antes del evento, actuar de enlace con el liderazgo corporativo sobre el progreso de la planificación y guiar la estrategia general del evento. Más allá de eso, las responsabilidades que asuma dependen de usted. Si hay algo que le gustaría hacer por su cuenta, o si sabe algo que está más allá de sus capacidades, este es un buen momento para comunicárselo al planificador. No tenga miedo de hablar. El objetivo principal del planificador es asegurarse de que usted y la empresa estén contentos con el evento.

5. Deja ciertas cosas sobre los profesionales.

La verdad del asunto es que tiene un planificador de empleados por una razón. Si bien puede ser difícil, debe confiar en que el equipo de planificación manejará los datos que no aceptó. Esto puede ser difícil cuando sabe que es el responsable último del evento. Pero si realiza microgestión o trata de involucrarse demasiado, los planificadores no podrán hacer su trabajo.

Así que respire profundamente y concéntrese en el panorama general. Disfrute del tiempo adicional que ganó al delegar los datos a su equipo de planificación de eventos de confianza.

6. Tenga una fuente de verdad.

Con tanta gente trabajando en su evento corporativo, es importante tener un lugar donde todos puedan encontrar respuestas. Si bien es probable que el planificador utilice sus propios sistemas de gestión de proyectos, coordine con ellos para asegurarse de que haya un lugar donde pueda acceder a los detalles del evento. Esto podría significar darle acceso al sistema de planificación, usar su propio sistema interno o diseñar un sistema compartido con acceso para cualquier persona que lo necesite.

A medida que se acerque al evento y tenga que confirmar los detalles, no querrá esperar una respuesta del planificador. Te ahorrarás ese dolor de cabeza si tienes un lugar para todos los documentos y activos relacionados con el evento.

7. No se dé un rol definido el día del evento.

Si está ayudando a planificar un evento corporativo, es probable que asuma tareas adicionales debido a sus responsabilidades normales. Pero para el día del evento, debes restringir esa imparcialidad. No ponga sus manos en muchas tareas de última hora que lo requerirán el día del evento. ¡No se permite recoger personas en el aeropuerto, verificar a los asistentes que se registran o tomar notas durante sesiones aisladas!

Como persona a cargo del evento internamente, debe estar disponible para cualquier pregunta u obstáculo de última hora. Cuando el servicio de catering se atasque en el tráfico o la persona de A / V necesita saber dónde instalarse, su equipo se reunirá con usted. Asegúrese de estar disponible para todos los involucrados en el evento internamente, así como para el personal externo que haya contratado, para que pueda tener una experiencia fluida y emocionante para todos los involucrados.

8. No olvide hacer un seguimiento.

Cuando llega el día del evento y las cosas van bien, es posible que sienta que no queda nada que pueda salir mal. Por lo general, es cuando el orador principal dice, «seguro, podemos enviar eso a todos después del evento» en respuesta a una pregunta de la audiencia, y nadie toma nota de lo que tienes que enviar.

El seguimiento del evento es tan importante como el evento en sí. El evento a menudo resultó en tareas de seguimiento en forma de acciones o respuestas a preguntas del «trabajo» real. Entonces, si bien no debería ser una tarea que usted mismo se asigne (ver arriba), debe asegurarse de haber considerado el seguimiento del evento durante el proceso de planificación. Si está ejecutando sesiones de lanzamiento o grupos de trabajo pequeños, asegúrese de asignar tomadores de notas que vigilen cualquier acción después del evento. En cualquier sala, esos miembros del personal deben estar escuchando las promesas de seguimiento de los oradores, las preguntas que aún deben responderse y los comentarios de los asistentes para el próximo evento. Puede comunicarse con su equipo de planificación de eventos para asegurarse de que sus asistentes tengan un seguimiento perfecto y sigan las promesas del evento.

¡Aproveche estos consejos para la planificación de eventos corporativos!

¿Listo para contratar un planificador de eventos corporativos para su evento? Consulte nuestra guía sobre cómo conseguir un planificador de eventos independiente.