9 consejos para el plan de marketing de eventos que todo planificador debe conocer

Incluso con la mejor planificación, un evento increíble puede perder sus objetivos clave si no puede atraer a su público objetivo. Has hecho el trabajo de crear un gran evento. Ha seguido su lista de verificación de planificación de eventos al pie de la letra, se ha asegurado de que todos tengan una experiencia segura y ha ideado algunas formas nuevas y creativas de sorprender a sus asistentes. Pero, ¿qué pasa con su plan de marketing de eventos? ¿Cómo vas a hacer correr la voz?

A continuación, cubriremos los pasos que debe seguir para crear un plan de marketing efectivo para su evento que comparta el mensaje correcto con su audiencia y cumpla con todos los objetivos de su evento.

Tabla de contenidos

Explore 9 consejos efectivos para planes de marketing de eventos:

1. Establezca los objetivos de su evento.

No puede elaborar un plan de marketing de eventos eficaz si no sabe cómo es el éxito para usted. ¿Cuál es el objetivo de este evento? Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo, es posible que desee motivar a los empleados, generar entusiasmo por un nuevo producto o iniciativa, o cambiar la percepción de los clientes.

Sean cuales sean los objetivos de su evento, asegúrese de que sus objetivos de marketing se alineen con esos objetivos y los apoyen. Los objetivos de su evento determinarán la audiencia adecuada para el evento, las acciones que le gustaría que realicen los asistentes y la cantidad de cobertura de prensa o redes sociales que buscará. Todas estas cosas tendrán un efecto en la forma en que comercializa su evento.

2. Determine su propuesta de valor única.

Ahora que sabe lo que le gustaría obtener del evento, es hora de pensar en sus asistentes. ¿Qué obtendrán al asistir a tu evento? Piense por qué sus prospectos querrían asistir a su evento y déle forma a su mensaje.

No use su objetivo aquí y aplíquelo a los asistentes. Es fácil decir: «queremos vender más, entonces ellos quieren comprar». Aproveche los puntos débiles o los problemas que están experimentando sus asistentes y piense cómo el evento los ayudará. ¿Está aportando valor en forma de información útil? ¿Les estás ayudando a aprender algo nuevo? ¿Harán grandes conexiones que les ayuden en sus carreras?

Escriba su propuesta de valor en una declaración clara y concisa. Algo como, «Celebramos este evento para que los asistentes puedan conectarse con sus pares de la industria y aprender sobre la última tecnología». Esta declaración lo guiará a medida que comience a enviar mensajes.

3. Defina su audiencia.

Al igual que con cualquier plan de marketing, querrá tener una idea clara del público objetivo ideal al que le gustaría llegar. ¿Quién se beneficiará más de la programación de su evento? ¿Qué industrias, roles o tipos de negocios sentirán que el contenido de su evento es valioso? Piense en algunos segmentos de clientes, prospectos o partes interesadas de la industria a los que le gustaría llegar.

Piense en la propuesta de valor de su evento para encontrar su público objetivo. Por ejemplo, si su evento se enfoca en ayudar a las personas a llevar su negocio inmobiliario al siguiente nivel, está buscando agentes inmobiliarios en un cierto nivel o con un cierto tamaño de negocio. Utilice el contenido de su evento para dar forma a la audiencia perfecta y luego sea lo más específico posible sobre por qué esas personas necesitan su evento.

Además, cree una lista corta de datos demográficos como edad, nivel de educación, género, ocupación y nivel de ingresos según su audiencia perfecta, y continúe desde allí.

4. Cree una línea de tiempo de marketing.

El cronograma de su evento variará en función de una variedad de factores, el más destacado es el tamaño. Pero pase lo que pase, es fundamental que tenga tiempo suficiente para llegar a los posibles asistentes varias veces sin que sus mensajes se vuelvan abrumadores. Su cronograma de marketing debe incluir la frecuencia con la que comercializará en cada canal, así como la frecuencia con la que les pedirá a los que ya se han registrado que compartan el evento con amigos y colegas.

Para eventos más grandes, como conferencias y ferias comerciales de varios días, su cronograma de marketing deberá ser mucho más largo que los eventos más pequeños de un solo día. Los eventos que requieran reservas de viaje o de hotel se pueden comercializar con hasta un año de anticipación, con al menos tres meses de anticipación como mínimo absoluto.

Los eventos más grandes a veces requieren eventos previos más pequeños para que los participantes se interesen y entusiasmen en el evento principal. Estos pueden incluir seminarios web sobre temas de eventos, sesiones de preguntas y respuestas con oradores del evento, sesiones de información en persona o virtuales y sorteos o sorteos. Todos estos eventos más pequeños deben aparecer dentro de su plan de marketing más amplio y tener sus propios planes de alcance simples.

5. Decida su estrategia de comunicación.

Piense en qué segmentos de audiencia desea que sirva este evento y cuál es la propuesta de valor para cada segmento para que pueda orientarlos correctamente. Luego, elija algunos canales donde es probable que llegue a los asistentes objetivo.

Diseñe sus mensajes y contenido para que se ajusten a los canales en los que se está comunicando, así como a las personas a las que le gustaría llegar. Por ejemplo, los eventos de LinkedIn son una excelente manera de llegar a una audiencia profesional específica con contenido informativo. Instagram es perfecto para compartir imágenes muy atractivas relacionadas con su evento. TikTok se puede utilizar para promover lanzamientos anticipados de entradas u otras ofertas exclusivas para un público más joven. Independientemente del canal que utilice, asegúrese de elegir contenido que funcione bien en ese canal y se dirija a las audiencias que suelen utilizar esa red.

6. Elabore su página de destino.

El sitio web o la página de destino de su evento es el rostro de su evento antes de que lleguen los asistentes. Es donde muchos posibles asistentes eligen si considerarán o no asistir al evento. Por esa razón, es una parte muy importante de su plan general de marketing de eventos, y el diseño y la experiencia del usuario deben reflejar eso.

Asegúrese de hacer coincidir la experiencia visual con el evento y las marcas de la empresa para que los asistentes sientan que están obteniendo una experiencia coherente. Su diseño debe ser simple, optimizado y contar con una llamada a la acción fácil de localizar. Utilice espacios en blanco y elementos visuales atractivos para guiar los ojos de sus posibles asistentes y ayudarlos a concentrarse en el contenido que es más importante.

No olvide que muchos usuarios visitarán su sitio en un dispositivo móvil. El contenido que se escanea fácilmente, como párrafos cortos y listas con viñetas, ayudará a su lector a participar, incluso en una pantalla más pequeña.

7. Automatice su alcance.

Si tiene las direcciones de correo electrónico de los asistentes potenciales (¡debería!), Cree una campaña de marketing por correo electrónico automatizada para compartir información útil del evento, comunique el valor del evento a los asistentes potenciales y haga que se entusiasmen por registrarse. No use estos correos electrónicos para venderle a su audiencia. En su lugar, piense en ellos como una forma de compartir contenido interesante que muestre la propuesta de valor para su público objetivo. El contenido detrás de escena, las imágenes del evento de años anteriores, los videoclips cortos y las entrevistas con los oradores del evento son excelentes ideas para entusiasmar a su audiencia con todo lo que experimentarán en su evento.

Al automatizar el proceso de divulgación, puede asegurarse de que está enviando mensajes relevantes a cada segmento de audiencia y que está respondiendo adecuadamente a sus intereses.

8. Utilice ideas creativas de marketing.

Es posible que desee incluir algunas ideas de marketing listas para usar para que su evento realmente brille para los posibles asistentes. El marketing de influencers, el contenido detrás de escena relacionado con el evento, la transmisión en vivo de los acontecimientos previos al evento y los episodios de podcast con más antecedentes sobre los temas o los oradores son formas divertidas de generar anticipación para el evento.

Otra tendencia popular son las bolsas de regalo digitales, donde los asistentes al evento reciben libros electrónicos, música, códigos de cupones de productos, contenido de video exclusivo y más como recompensa por registrarse. Estas bolsas de regalo funcionan bien para eventos en persona o virtuales, y son amadas tanto por los asistentes como por los patrocinadores (ya que los patrocinadores pueden rastrear mejor el compromiso de los asistentes con estos obsequios). Si va a incluir una bolsa de regalo digital, asegúrese de hablar sobre todas las valiosas recompensas como parte de su alcance de marketing.

9. No olvide hacer un seguimiento.

Realizar un gran evento es una cosa, pero para asegurarse de que su evento se destaque como memorable para sus asistentes, necesitará un plan de seguimiento bien elaborado. Piense en las formas en que puede ayudar a los asistentes a recordar partes emocionantes del evento, reflexionar sobre lo que aprendieron y realizar acciones de seguimiento. Las publicaciones de blog de resumen del evento, los materiales adicionales de los oradores y los videos y fotos del evento son excelentes cosas para compartir en los días y semanas posteriores a la finalización del evento. Continúe con su alcance automatizado durante aproximadamente una semana después del evento y asegúrese de describir las acciones de seguimiento que le gustaría que los asistentes realicen, como compartir fotos en las redes sociales o registrarse para un evento futuro.

Con estos consejos para el plan de marketing de eventos, está un paso más cerca de crear un evento ganador.

Una vez que haya elaborado su plan de marketing de eventos, asegúrese de compartirlo con cualquier persona involucrada en la planificación o marketing del evento. Querrá que todos estén en sintonía y otros miembros del equipo pueden tener información importante sobre los asistentes al evento, los oradores, la logística o los anuncios que les gustaría incluir en los materiales promocionales.

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