Cómo planificar un concierto: la guía de 10 pasos | Mesas sociales

En cuanto a los eventos, aquellos con música en vivo son algunos de los más atractivos y entretenidos para los asistentes. Pero sin el plan correcto en su lugar, también pueden ser los más propensos a toparse con algunos obstáculos en el camino. Por eso hemos elaborado esta guía sobre cómo planificar un concierto.

Con más elementos y piezas en movimiento que un evento típico, un concierto tiene algunas cosas más que pueden salir mal en cualquier momento. Las fallas técnicas con los equipos audiovisuales, las enfermedades o lesiones del talento musical y las inclemencias del tiempo pueden tener efectos negativos en las experiencias de todos los involucrados. Para aprender cómo estar mejor preparado para cualquier percance y asegurarse de que su concierto esté preparado para el éxito desde el principio, ¡siga leyendo!

Aprenda a planificar un concierto en 10 sencillos pasos:

1. Establezca metas.

Uno de los pasos más importantes a la hora de descubrir cómo planificar un concierto es establecer objetivos. En otras palabras: ¿Qué quieres que logre este concierto? Es probable que ya haya establecido las metas y los objetivos de su evento y haya decidido que un concierto es el mejor formato para lograrlos. Pero sin una idea clara de lo que espera lograr con la parte de música en vivo de su evento, es poco probable que termine con un concierto memorable.

Los mejores eventos de música en vivo tienen un concepto o tema que impulsa la narrativa. Este concepto da forma a todo, desde el tipo de música interpretada hasta la audiencia, el lugar, otras actividades del evento y el estilo de decoración y mercadería del evento.

Considere los asistentes a su evento y qué concepto y estilo les resultará más atractivo y memorable. Si puede, hable con algunos miembros de su público objetivo para verificar que el concepto que se le ocurrió es tan emocionante y atractivo como usted desea.

2. Crea un presupuesto.

Es tentador estimar cuántos asistentes espera en su concierto, multiplicar esto por el precio que cree que la gente pagará por una entrada y considerar el total como su presupuesto. Pero eso es al revés.

Para tener suficiente dinero para gastos y contingencias, y obtener ganancias (si ese es uno de sus objetivos), necesitará un esquema presupuestario claro antes que nada.

Utilice el resto de esta lista para determinar lo que necesitará para su evento y cree una línea de pedido para cada categoría. Incluya aproximadamente el 10-30% de los fondos no asignados para contingencias y gastos imprevistos. De esa manera, cuando surja algo, estará listo para ello.

3. Encuentra el talento.

El talento musical que aportes moldeará la atmósfera de tu concierto más que cualquier otra cosa. Esta también puede ser una de las principales partidas presupuestarias, según el tipo de talento que desee incorporar.

Trate de encontrar talento que encaje bien con el concepto y los objetivos de su evento. Asegúrese de que su audiencia se superponga significativamente con su audiencia objetivo para el evento. Por ejemplo, lo último que desea es una banda con una audiencia principalmente adolescente tocando en una sala llena de personas mayores.

Tenga en cuenta que si contrata talentos de fuera de la ciudad, es probable que deba pagar sus gastos de viaje. Esto podría ponerlo por encima del presupuesto a menos que tenga cuidado. Al elegir talentos locales, es posible que pueda ahorrar algo de dinero y crear una conexión con la comunidad local.

4. Elija un lugar.

Muchos lugares están preparados y dispuestos a albergar música en vivo. Si planea elegir un lugar en el interior, asegúrese de que tengan experiencia con música en vivo y una configuración de escenario y asientos que funcione para el tipo de música que ha elegido. Los lugares al aire libre tienen costos de producción más altos y más incógnitas debido a las condiciones climáticas, pero pueden ser una excelente opción para conceptos como barbacoas y picnics. Si elige un lugar al aire libre, asegúrese de tener un plan de respaldo para la lluvia, la nieve, el viento, el calor, el frío y cualquier otro elemento que pueda arruinar el concierto.

La energía de su concierto se verá afectada por la multitud, y el tamaño de su lugar juega un papel importante en esto. Si reserva un lugar que es demasiado grande y no se agota, tendrá una sala medio llena y una multitud de poca energía. Por otro lado, si reserva un lugar pequeño y lo vende demasiado rápido, se preguntará si se perdió más ventas e ingresos potenciales de entradas. Debido a que la energía de la multitud se verá afectada, siempre es mejor ir con un lugar un poco más pequeño que esté seguro de poder llenar.

Querrá cerrar su lugar con anticipación, ya que el resto de los detalles del evento comenzarán a encajar una vez que haya decidido la pieza principal del rompecabezas.

Explore la red de proveedores de Cvent para buscar, solicitar y reservar lugares en todo el mundo.

5. Solicite permisos y seguros.

Dependiendo de su elección de lugar, es posible que deba obtener permisos para el alcohol, la comida, la música y el evento en sí. Consulte con su lugar y con las autoridades locales para ver qué necesita para su situación. También es una buena idea contratar un seguro para su evento. Estará cubierto para muchos contratiempos comunes y es posible que su lugar lo requiera.

6. Finalice una fecha y hora.

La fecha y hora óptimas para su evento dependerán de su audiencia y del concepto de su evento. Algunos temas y conciertos funcionan mejor en un entorno nocturno, donde puede usar iluminación y fondos para establecer el ambiente y el tono. Otros conceptos y lugares, especialmente los al aire libre, serán logísticamente más fáciles de administrar durante el día.

Tenga en cuenta que su audiencia también tiene momentos que funcionarán mejor para ellos. Tenga en cuenta cosas como la escuela, el trabajo y los horarios de vacaciones para determinar qué día y hora es mejor para su concierto.

7. Determine qué equipo se necesita.

Hable con su talento musical y su lugar para determinar qué equipo necesitará para la actuación y si el lugar puede proporcionar alguno de ellos. Esto podría incluir un escenario, parlantes, micrófonos, sistema de sonido, iluminación y otros equipos audiovisuales. Consulte con su talento musical para determinar qué equipo traerán ellos mismos y de qué usted es responsable.

Piense en la acústica de su espacio y si necesitará alguna amplificación para la interpretación musical, así como qué tipos de arreglos de asientos tienen más sentido. Si su lugar es al aire libre, asegúrese de tener una forma de proteger el equipo de los elementos. Mientras habla con los proveedores, el talento y el lugar para determinar las necesidades de su equipo, asegúrese de preguntar cuánto tiempo necesitarán para la instalación y la avería, y si necesitan acceso a la energía, un muelle de carga o cualquier otro acceso especial. Estos detalles serán clave para agregar a su plan para evitar errores costosos.

8. Cree un ambiente confortable.

Mantén cómodo a tu talento y ayúdalo a prepararse creando o equipando un área entre bastidores. Puede ser cualquier área privada o semiprivada de su lugar, pero debe tener fácil acceso al escenario y a los baños.

Puede crear una experiencia cómoda detrás del escenario proporcionando agua, refrescos, bocadillos y otras pequeñas necesidades para su talento musical. Pregúnteles de antemano si necesitarán un lugar para cambiarse, calentar o descansar entre los períodos de actuación.

La comodidad de su audiencia dependerá del acceso a los baños, refrigerios y asientos apropiados. Si su lugar es al aire libre, asegúrese de que haya suficiente refugio en caso de mal tiempo, o tenga un plan de respaldo para cuando llegue una tormenta.

No olvide también hacer un plan para la seguridad de todos. Debe tener seguridad, asistencia médica y asistentes de eventos adecuados para el tamaño de su audiencia y para su lugar.

9. Empiece a vender entradas.

Si planeas ganar dinero con el concierto, necesitarás vender entradas. Puede asociarse con un servicio de venta de entradas para ofrecer entradas impresas o digitales para su evento. Algunos servicios de venta de entradas ofrecen la posibilidad de utilizar marcas personalizadas en las entradas, aceptar varios métodos de pago y ofrecer precios escalonados. Muchos también incluirán un sitio web para la venta de entradas y la integración con sus cuentas de redes sociales.

La hora y la fecha del concierto deben estar claramente marcadas en el boleto, junto con la información relevante de los asientos y una política clara de devolución / reembolso.

10. Promocionar el concierto.

Al igual que cualquier otro evento, la promoción de su concierto se correlacionará directamente con su éxito. Necesitará un plan de marketing que tenga en cuenta el concepto de su evento, la audiencia y el talento musical que ha incorporado. Si el talento tiene ciertos canales que funcionan bien para su marketing, asegúrese de duplicar esos canales y asociarse con el talento para correr la voz.

Puede aumentar su alcance y difundir su mensaje aún más con la ayuda de los socios del evento. Los patrocinadores, comerciantes, promotores de conciertos, vendedores de entradas y el lugar pueden ser útiles en la comercialización de su evento. Haga que todos estén en sintonía sobre el concepto y los objetivos del evento y facilíteles la promoción del evento al proporcionar medios sociales, correo electrónico y recursos impresos que puedan compartir.

También asegúrese de capturar fotos y videos de alta calidad antes y durante el evento. Estos se convertirán en oro de marketing en el seguimiento de su evento y podrían ser realmente útiles si está considerando convertir el evento en una serie o repetirlo el próximo año.

¡Ahora sabes cómo planificar un concierto!

¿Busca ayuda con el diseño de su concierto? Lo cubrimos con nuestros mejores consejos para diseños de festivales de música.

Otros artículos que pueden interesarte

Tipos de disposición de los asientos: 8 opciones que debe conocer

Tipos de disposición de los asientos: 8 opciones que debe conocer

La disposición de los asientos tiene el poder de hacer o deshacer acuerdos, relaciones e incluso objetivos de eventos. "Gran ...
Leer Más
9 consejos para el plan de marketing de eventos que todo planificador debe conocer

9 consejos para el plan de marketing de eventos que todo planificador debe conocer

Incluso con la mejor planificación, un evento increíble puede perder sus objetivos clave si no puede atraer a su público ...
Leer Más
Cómo planificar un evento al aire libre en 10 pasos »Wiki Ùtil  Mesas sociales

Cómo planificar un evento al aire libre en 10 pasos »Wiki Ùtil Mesas sociales

Ya sea una boda al aire libre, un evento corporativo o incluso una reunión familiar, los eventos al aire libre ...
Leer Más
15 consejos creativos de catering para principiantes

15 consejos creativos de catering para principiantes

La demanda de catering corporativo y privado ha crecido rápidamente en un 20% durante la última década, valorando a los ...
Leer Más
Cómo planificar un taller: 22 consejos que debe conocer

Cómo planificar un taller: 22 consejos que debe conocer

Ya sea que sea un planificador de eventos a tiempo completo o recién esté comenzando, esta guía sobre cómo planificar ...
Leer Más
Asientos estilo Chevron: la guía definitiva

Asientos estilo Chevron: la guía definitiva

¿Necesita un plano de planta atractivo que ofrezca a los asistentes y oradores la máxima visibilidad y aproveche al máximo ...
Leer Más
Los mejores hoteles submarinos del mundo: 7 propiedades imperdibles

Los mejores hoteles submarinos del mundo: 7 propiedades imperdibles

Si está intrigado por ubicaciones únicas o tiene afinidad por la vida marina, esta lista de los mejores hoteles submarinos ...
Leer Más
WorkFromHome.png

Cursos de planificación de bodas en línea: 6 opciones imprescindibles

¿Quieres ser un planificador de bodas pero no sabes por dónde empezar? Además de consultar nuestra publicación sobre cómo convertirse ...
Leer Más
Cómo llevar a cabo una mesa redonda en 7 sencillos pasos

Cómo llevar a cabo una mesa redonda en 7 sencillos pasos

Las mesas redondas se remontan al año 1155 d.C. cuando el rey Arturo popularizó la frase con su grupo de ...
Leer Más
Cómo planificar un evento corporativo: 8 consejos que debe conocer

Cómo planificar un evento corporativo: 8 consejos que debe conocer

Ha llegado el momento: se le ha brindado la oportunidad de planificar un evento importante para su empresa que dejará ...
Leer Más

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies